Kriz Anında Çalışanlarla İletişim Kurmanın 5 Yolu

İçindekiler

• Kriz Anında İletişim Neden Zor?
• Kriz Anı İçin 5 İletişim Yöntemi
• Kriz Anında Çalışanlara Nasıl Mesaj Yazılmalı?
• Kriz Bittikten Sonra İletişim Neden Önemli?
• Kriz Anında İletişimle İlgili Sık Sorulan Sorular

Çalışanlarınız güvende mi? Kriz anında çalışanlarla iletişim için önceden hazırlanmak, gerekli sistemi kurmak gerekir.

Bu yazıda deprem ve benzeri afetlerde çalışanlarla iletişim kurmanın 5 yolunu anlatıyoruz. Aynı zamanda iki temel soruya yanıt arıyoruz:

• Deprem anında çalışanlarımın güvende olup olmadığını nasıl hızlıca öğrenirim?
• Telefon ve internet çökerse çalışanlarla nasıl iletişim kurarım?

Kısaca: Önce acil durum eylem planınızı ve iletişim ağacınızı hazırlayın. Çalışanlara birden fazla kanaldan ulaşın ve tek dokunuşla "güvendeyim" yanıtı alın. Şebeke çökerse devreye girecek bir internetsiz haberleşme yönteminiz olsun. Bütün bunları tek merkezden yönetin ve tatbikatlarla düzenli olarak test edin.

Kriz Anında İletişim Neden Zor?

Afetlerde iletişimin aksamasının birkaç nedeni var. Bunları bilmek, önlem gerekliliğinin daha iyi anlaşılmasını sağlayabilir.

• Şebeke yoğunluğu: Deprem sonrasında herkes aynı anda yakınlarını aramaya çalışır. Hatlar tıkanır, mesajlar geç ulaşır.
• Altyapı hasarı: Baz istasyonları ve internet altyapısı zarar görebilir ya da elektrik kesintisi nedeniyle devre dışı kalabilir.
• Güncel olmayan kayıtlar: Telefon numaraları eski, acil durum kişileri belirsizdir. Mesaj gönderilse bile doğru kişiye ulaşmayabilir.
• Dağınık araçlar: Bir grup WhatsApp'ta, bir grup e-postada, bir grup telefonda yazışır. Kimin yanıt verdiğini kimse bütün olarak göremez.
• Belirsiz roller: Şirkette kimin bildirimi başlatacağı, kimin yanıtları toplayacağı önceden belirlenmemişse ilk kritik dakikalar kaybolur.

6 Şubat 2023 depremlerinde birçok bölgede iletişim altyapısının kesintiye uğraması, haberleşmenin tek bir kanala bağlı bırakılmaması gerektiğini bir kez daha göstermiştir.

Kriz Anı İçin 5 İletişim Yöntemi

Aşağıda açıkladığımız 5 yöntem sayesinde kriz anında iletişim sorunlarının üstesinden gelebilirsiniz.

1. Acil durum eylem planı ve iletişim ağacı hazırlayın

Kriz anında doğaçlama iletişim zaman kaybettirir. İş yerlerinde acil durum planı hazırlamak, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında bir yükümlülüktür. Ancak birçok kurumda bu plan yalnızca tahliye ve toplanma alanlarını içerir.

Oysa iyi bir acil durum eylem planının iletişim bölümü de olmalıdır.

İletişim bölümünde şu sorulara net yanıtlar bulunmalıdır:

• Kim kime, hangi sırayla ulaşacak? Bunu bir iletişim ağacı ile gösterin. Her yönetici belirli sayıda çalışandan sorumlu olmalıdır. Böylece insanları tek tek aramanız gerekmez.
• Çalışanlara hangi kanallardan ulaşılacak? Cep telefonu, kurumsal e-posta, mobil uygulama gibi birden fazla seçeneği kayıt altına alın.
• Toplanma noktaları nerede? Temel toplanma alanının yanı sıra alternatif noktalar da belirleyin.
• Yedek sorumlular kimler? Sorumlu kişi o gün iş yerinde olmayabilir. Her rol için en az bir yedek kişi atayın.
• İlk mesaj ne olacak? "Çalışanlara ilk bildirimde ne söylenecek?" sorusunu önceden yanıtlayın. Hazır mesaj şablonları, panik anında vakit kazandırır.

Planla ilgili en sık göz ardı edilen unsur güncelliktir. İşe giren, işten ayrılan ya da telefon numarası değişen çalışanları düzenli olarak güncellemezseniz iletişim planınız kâğıt üzerinde kalır.

Önemli: Çalışan bilgilerini en azından üç ayda bir gözden geçirin.

Disastech’in kurumlara özel iletişim yönetimi çözümü sayesinde,

• SMS, WhatsApp, e-posta, push ve sesli arama kanallarını tek merkezden yönetebilirsiniz.
• Lokasyon, ekip, departman ve organizasyon yapısına göre doğru kişilere ulaşabilirsiniz.
• İletişim kurallarını tanımlayıp yanıt senaryolarını önceden belirleyerek iletişimi otomatikleştirebilirsiniz.

Demo talebi oluşturun, size ulaşalım.

2. Tek kanala güvenmeyin, çok kanallı bildirim kullanın

Afet anında şebekeler yoğunlaşır. Bu nedenle kısa mesajlar gecikebilir, aramalar düşebilir, e-postalar okunmayabilir.

Çözüm, aynı mesajı birden fazla kanaldan aynı anda iletmektir. Mobil bildirim, SMS, e-posta ve sesli arama gibi seçenekler birlikte kullanıldığında hangi kanal ulaşılabilir durumdaysa mesaj oradan iletilir.

Çok kanallı bildirimde dikkat etmeniz gereken noktalar ise şunlar:

• Mesaj kısa ve net olmalı.

"Deprem oldu, güvende misiniz?" gibi tek cümlelik bir mesaj, uzun açıklamalardan daha hızlı işe yarar.

• Doğru kişilere ulaşılmalı.

Bölgeden etkilenen çalışanlara, lokasyona veya departmana göre hedefli bildirim gönderebilmek gerekir. Etkilenmeyen binadaki çalışanları gereksiz yere endişelendirmek kriz yönetimini zorlaştırır.

• Mesajın teslim durumu izlenmeli.

Mesajın kime ulaştığını, kimin okuduğunu ve kimin yanıt verdiğini görmek, sonraki adımı belirler.

Disastech bünyesindeki İletişim Yönetimi çözümü, bu bildirimleri tek merkezden ve doğru kişi gruplarına iletmenize olanak tanır. Böylece her kanalı ayrı ayrı yönetmek zorunda kalmazsınız.

3. Çalışanlarım güvende mi? Tek dokunuşla durum sorgulayın

Deprem sonrasında yöneticilerin en acil ihtiyacı, kimin güvende olduğunu ve kimin yardıma ihtiyaç duyduğunu hızla görebilmektir. Yüzlerce çalışanı tek tek aramak hem uzun sürer hem de zaten tıkalı olan hatları daha da meşgul eder.

Daha verimli yöntem, çalışanlara kısa bir durum sorusu göndermektir.

Bu sorguda iki seçenek yeterlidir: "Güvendeyim" ve "Yardıma ihtiyacım var". Çalışan tek dokunuşla yanıt verir ve yanıtlar anında toplanır.

Bu yöntem, size 3 önemli avantaj sunar:

1. Hız: Yönetim ekibi, bir saat içinde yüzlerce kişiyi aramak yerine ekrandaki tabloyu izler.
2. Önceliklendirme: "Yardıma ihtiyacım var" diyenlere ve hiç yanıt vermeyenlere öncelik verilir. Ekipler önce onlara yönlendirilir.
3. Kayıt: Kimin ne zaman yanıt verdiği kaydedilir. Kriz sonrası raporlama ve yasal süreçler için bu bilgi değerlidir.

4. İnternetsiz haberleşme planınız olsun

Büyük afetlerde baz istasyonları ve internet altyapısı devre dışı kalabilir. Bu durum söz konusu olduğunda maalesef şebekeye bağlı çözümler işe yaramaz. SMS gönderimi planlaması ya da kapsamlı kriz planları bu nedenle büyük önem taşır. Şirketinizin çalışanları, bu planlamalar sayesinde kriz anında internetsiz haberleşme imkânı bulabilir.

Kriz operasyonlarını uçtan uca yönetmek için Disastech Kriz Yönetimi modülüyle önceden kriz planı oluşturabilir, akıllı iletişim akışları oluşturabilirsiniz. Ayrıca Disastech sayesinde kurumunuzun SMS, WhatsApp, e-posta, push ve sesli arama kanallarını tek merkezden yönetmeniz mümkün.

5. Kriz yönetimini tek merkezden yürütün ve tatbikatla test edin

İletişim, krizin yalnızca bir parçasıdır. Aynı zamanda görev ataması yapmak, durumu izlemek, alınan kararları kayıt altına almak ve ekipleri koordine etmek gerekir. Bunlar farklı araçlara dağılırsa kriz anında kimse genel resmi göremez.

Etkili bir kriz yönetimi için tüm süreci tek ekranda toplamak gerekir.

Disastech Kriz Yönetimi şirketinize şunları sunar:

• Anlık iletişim: Doğru kişilere zamanında ulaşmak için çok kanallı mesajlaşma
• Merkezî koordinasyon: Ekiplerin ve
• kaynakların tek bir kontrol noktasından yönetilmesi
• Veriye dayalı karar: Gerçek zamanlı veri ve analiz raporlarıyla riskin azaltılması
• Kronolojik kayıt: Krizdeki her adımın zaman damgası ve öncelik seviyesiyle kaydedilmesi
• Kriz sonrası öğrenme: Rapor analizi, geri bildirim toplama ve planların güncellenmesi

Ancak en iyi araç bile test edilmezse güvenilir değildir. Planınızı yılda en az bir kez, gerçekçi senaryolarla tatbikata dönüştürün. Gece vardiyası, uzak çalışanlar, haberleşmenin tamamen kesilmesi gibi zor durumları deneyin.

Her tatbikattan sonra şu soruları sorun:

• Çalışanların yüzde kaçı ilk bildirime yanıt verdi, ne kadar sürede?
• Hangi kanal en hızlı sonuç verdi, hangisi başarısız oldu?
• İletişim ağacında kopan halka var mıydı?
• Kimlerin bilgileri güncel değildi?

Bu yanıtlar bir sonraki tatbikatın hedeflerini belirler ve iletişim planınızı sürekli geliştirmenizi sağlar.

Kriz Anında Çalışanlara Nasıl Mesaj Yazılmalı?

Doğru araç kadar doğru mesaj da önemlidir. Panik hâlindeki bir çalışan uzun bir metni okuyamaz, belirsiz bir ifadeyi ise yanlış yorumlayabilir.

Etkili bir kriz mesajı şu ilkelere uymalıdır:

• Önce durumu, sonra talimatı yazın.

"x şehrindeki ofisi etkileyen bir deprem oldu. Lütfen güvenli bir yere geçin ve durumunuzu bildirin." gibi iki kısa cümle yeterlidir.

• Tek bir eylem isteyin.

Çalışandan aynı anda hem yer değiştirmesini, hem rapor yazmasını, hem de birini aramasını istemeyin. Yalnızca en kritik adımı belirtin.

• Tahminde bulunmayın.

Henüz doğrulanmamış bilgileri paylaşmak paniği artırır. Tahminde bulunmayın, bilmediğiniz şeyi "bilgi geldiğinde paylaşacağız" diyerek kabul etmeniz daha güven vericidir.

• Düzenli güncelleme verin.

Çalışanlar bir sonraki bilginin ne zaman geleceğini bilmelidir. "Bir sonraki bilgilendirme 30 dakika içinde" gibi bir ifade kullanın.

• Sakin ve açık bir dil kullanın.

Büyük harfler, ünlemler ve belirsiz uyarılar yerine sade ve yönlendirici bir anlatım tercih edin.

Bu mesajların taslaklarını kriz öncesinde hazırlayabilirsiniz. Böylelikle kriz anında ilgili bilgileri doldurup mesajı gönderebilirsiniz.

Kriz Bittikten Sonra İletişim Neden Önemli?

İletişim, afetin ilk saatleriyle sınırlı değildir. Ertesi gün, ertesi hafta ve çoğu zaman ertesi ay da devam eder. Çalışanlar işe ne zaman, nereye ve nasıl döneceklerini bilmek ister.

Bu süreçte kurumun şeffaf, düzenli ve duyarlı bir iletişim kurması gerekir.

Kriz sonrasında yapmanız gerekenler şunlar:

• Tüm çalışanların durumunu doğrulayın ve eksik kalan kişileri takip edin.
• Çalışma düzenini, geçici lokasyonları ve destek imkânlarını net biçimde duyurun.
• Krizde neyin işlediğini, neyin işlemediğini raporlayın.
• Çalışanlardan geri bildirim toplayın, iletişim planını bu bulgularla güncelleyin.

Bu adımlar, bir sonraki krizde kurumun daha hazırlıklı olmasını sağlar. Kriz yönetimi, her olaydan sonra daha iyi hâle gelen bir döngüdür.

Kriz anında çalışanlarla iletişim şansa bırakılamayacak kadar önemlidir. Güçlü bir acil durum eylem planı, çok kanallı bildirim, hızlı durum sorgulama, internetsiz haberleşme alternatifi ve tek merkezden kriz yönetimi bir arada kurulduğunda çalışanlarınızın durumunu dakikalar içinde görebilirsiniz.

Disastech çözümlerini kendi kurumunuzda görmek için demo talep edin.

Kriz Anında İletişimle İlgili Sık Sorulan Sorular

Deprem anında çalışanlarımın güvende olup olmadığını nasıl hızlıca öğrenirim?

Deprem sonrasında çalışanlara çok kanallı bir bildirimle kısa bir durum sorusu gönderebilirsiniz. Onlara "Güvendeyim" ve "Yardıma ihtiyacım var" gibi tek dokunuşla yanıtlanabilen seçenekler sunabilirsiniz. Bu iletişim yöntemi için Disastech’te deprem eşiklerine göre otomatik mesaj hizmetini aktif hâle getirebilirsiniz. Ardından yanıtları tek ekranda toplamanızı ve önce yardım isteyenlere, ardından yanıt vermeyenlere ulaşmanızı öneririz.

Acil durum eylem planının iletişim bölümünde neler olmalı?

Acil durum eylem planının iletişim bölümünde iletişim ağacı, güncel çalışan bilgileri, alternatif iletişim kanalları, sorumlular ve yedekleri, toplanma noktaları ile hazır mesaj şablonları bulunmalıdır.

Çalışan iletişim bilgileri ne sıklıkla güncellenmeli?

En az üç ayda bir ve her işe giriş ya da işten ayrılışta çalışan iletişim bilgileri güncellenmelidir. Güncel olmayan kayıtlar, krizde mesajın doğru kişiye ulaşmasını engeller.

Kriz yönetimi yazılımı yalnızca büyük şirketler için mi gerekli?

Hayır. Birden fazla lokasyonu, vardiyası ya da fabrikası olan her kurum, çalışanlarıyla kriz anında hızlı iletişim kurmaya ihtiyaç duyar. Çalışan sayısı arttıkça manuel yöntemler yetersiz kalır. Bu nedenle kriz yönetimi yazılımı Disastech’i kullanmanız önemlidir. Kriz yönetimi hakkında danışmanlık, hizmet paketi ve eğitimler için bize ulaşın.

İlginizi çekebilecek yazılar

1. Kriz Yönetimi: Krizi tek merkezden planlayın ve yönetin
2. Disastech Bilio: Riskleri senaryolarla analiz edin, aksiyona dönüştürün